Notice d’information relative à la vie privée

MINTI SRL

Section 1 – Qui traite vos données (responsable du traitement) ?

Cette Notice d’information relative à la vie privée (ci-après « Notice ») précise la manière dont MINTI SRL dont le siège social est établi Faubourg de Anderlecht (1070), Avenue des Ménestrels 33/7B (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1025.997.209 (ci-après « MINTI ») collecte et utilise les informations vous concernant dans les circonstances suivantes :

lorsque vous visitez le site web de MINTI (disponible à l’adresse www.minti.be) ;
lorsque vous créez un compte utilisateur et utilisez les services en ligne proposés par MINTI via sa plateforme numérique, notamment aux fins de comparaison d’offres, de gestion d’inventaires et de génération de bons de commande à destination de fournisseurs tiers ;
lorsque des informations sont transmises à MINTI par des tiers, et notamment par des fournisseurs référencés sur la plateforme, dans le cadre de l’exécution ou du suivi de commandes initiées par l’utilisateur.

La présente Notice précise également les finalités, les bases légales ainsi que les modalités de cette collecte et de ces traitements.

MINTI s’engage à traiter les données à caractère personnel de manière loyale et licite, à les protéger contre tout accès non autorisé et à ne les utiliser que conformément aux dispositions de la présente Notice et à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et en particulier :

la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la « Loi Vie Privée ») ;
le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « RGPD »).

Une « donnée à caractère personnel » ou « donnée personnelle » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme, MINTI agit en principe en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD pour les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la fourniture de ses services numériques.

La présente Notice est susceptible de faire l’objet de modifications ou de mises à jour, notamment afin de refléter l’évolution des services proposés par MINTI ou de la législation applicable. Il est dès lors recommandé de consulter régulièrement la version la plus récente disponible sur le site internet de MINTI.

Section 2 - Quelles sont les catégories de données à caractère personnel traitées ?

De manière générale, MINTI est susceptible de traiter les catégories de données personnelles suivantes vous concernant (ensemble dénommées les « Données Personnelles »), dans la mesure nécessaire à la fourniture de ses services et au fonctionnement de la plateforme.

Les services proposés par MINTI n’impliquent pas le traitement de données dites sensibles au sens du RGPD, telles que des données médicales, judiciaires, biométriques ou relatives aux convictions personnelles. MINTI invite les utilisateurs à ne pas enregistrer de telles données dans la plateforme.

Données d’identification et de contact des utilisateurs	nom, prénom, fonction professionnelle, nom du cabinet, de la société ou de l’organisation, adresse professionnelle, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, numéro d’entreprise et numéro de TVA le cas échéant, toutes informations communiquée volontairement lors de l’inscription ou de l’utilisation de la plateforme. MINTI ne collecte pas intentionnellement des données relatives à la vie privée personnelle des utilisateurs, celles-ci n’étant en principe pas nécessaire dans un contexte professionnel.
Données de facturation et documents commerciaux	factures fournisseurs importées ou enregistrées par l’utilisateur, historique d’achats, documents commerciaux liés aux commandes, informations nécessaires au suivi administratif et commercial des relations entre utilisateurs et fournisseurs.
Données relatives aux commandes et à l’utilisation des services	Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme, MINTI traite notamment les données suivantes : historiques de commandes effectuées via la plateforme, listes de produits consultés ou sélectionnés, fournisseurs sélectionnés, données nécessaires à la génération et à la transmission des bons de commande, informations relatives aux produits commandés, quantités et fréquences d’achat, suivi des commandes et informations relatives à leur traitement par les fournisseurs lorsque ces informations sont communiquées à MINTI.
Données relatives aux inventaires et à la gestion des achats	La plateforme permettant aux utilisateurs de centraliser leurs informations d’achats, MINTI peut traiter : inventaires de produits enregistrés par les utilisateurs, historiques d’utilisation et de consommation de produits, besoins d’approvisionnement estimés, données permettant d’optimiser ou de faciliter la gestion des achats professionnels de l’utilisateur.
Identifiants de comptes fournisseurs intégrés	Lorsque l’utilisateur choisit d’intégrer ses comptes fournisseurs à la plateforme afin de faciliter la consultation des catalogues ou conditions commerciales applicables, MINTI peut être amenée à stocker : identifiants fournisseurs, paramètres d’accès aux comptes concernés. Ces informations sont conservées dans des environnements sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées lorsque cela est nécessaire pour assurer la continuité du service, fournis une assistance technique ou résoudre un incident technique.
Données électroniques et de connexion	Lors de l’accès à la plateforme, certaines données techniques peuvent être collectées, telles que : adresse IP, type d’appareil utilisé, type et version du navigateur, données de connexion, pages consultées, durée de navigation, journaux techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement de la plateforme. Ces données peuvent être utilisées notamment afin d’assurer la sécurité des systèmes, prévenir les utilisations frauduleuses, détecter des anomalies techniques et améliorer l’expérience utilisateur. MINTI utilise également des outils d’analyse d’audience et de performance, tels que Google Analytics ou des outils similaires, afin d’analyser l’utilisation du site internet et de la plateforme, de mesurer la fréquentation, d’évaluer la performance des fonctionnalités proposées et d’améliorer l’expérience utilisateur. Ces outils peuvent collecter certaines données électroniques et de navigation, telles que l’adresse IP (éventuellement anonymisée), les pages consultées, la durée des sessions, le type d’appareil et le comportement de navigation. Ces données sont traitées conformément aux paramètres de confidentialité configurés par MINTI et peuvent, le cas échéant, faire l’objet d’un transfert vers des prestataires situés en dehors de l’Espace Économique Européen, sous réserve de garanties appropriées conformément au RGPD.
Données relatives au compte utilisateur et aux accès à la plateforme	Afin de permettre l’accès aux services proposés, MINTI traite également : identifiant de connexion, mot de passe associé au compte utilisateur, historique de connexion et d’utilisation du compte, paramètres et préférences d’utilisation. Dans l’état actuel de fonctionnement de la plateforme, les mots de passe des comptes utilisateurs sont stockés au sein des systèmes de MINTI afin de permettre la fourniture du service et l’assistance aux utilisateurs. L’accès à ces informations est strictement limité aux administrateurs et personnes autorisées lorsque cela est nécessaire pour assurer la maintenance, l’assistance technique ou la résolution d’incidents liés à l’utilisation de la plateforme.

Section 3 - Quels sont les buts des traitements et leur(s) base(s) légale(s) ?

Veuillez noter que plusieurs bases légales peuvent rendre licite un traitement de données à caractère personnel.

MINTI peut traiter vos Données Personnelles lorsque le traitement est :

nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par MINTI, notamment afin d’assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’amélioration continue de la plateforme, pour autant que ces intérêts ne portent pas atteinte à vos droits et libertés fondamentaux ;
nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu entre vous et MINTI ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, notamment lors de la création d’un compte utilisateur et de l’utilisation des services proposés par la plateforme ;
nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle MINTI est soumise, notamment en matière comptable, fiscale ou de conservation de données nécessaires à la défense de droits en justice.

Malgré la diversité des catégories de Données Personnelles pouvant être traitées, MINTI veille à ne traiter que les données strictement nécessaires à la fourniture de ses services et au bon fonctionnement de la plateforme.

Ainsi, certaines catégories de données ne seront collectées ou traitées que lorsque cela est nécessaire pour une finalité déterminée. À titre d’exemple, seules les données de contact nécessaires seront utilisées lorsqu’un utilisateur prend contact avec MINTI via le site, tandis que des données supplémentaires peuvent être nécessaires lors de la génération et de la transmission d’une commande auprès d’un fournisseur.

MINTI peut traiter vos Données Personnelles pour les finalités suivantes :

Finalité	Base légale
Répondre à vos demandes introduites via les formulaires de contact ou via tout autre canal de communication proposé par MINTI.	Intérêts légitimes (répondre aux demandes des utilisateurs et assurer une communication efficace avec ceux-ci).
Analyser le trafic du site internet et de la plateforme afin d’améliorer leur fonctionnement, leur ergonomie et leur contenu.	Intérêts légitimes (analyser la fréquentation de la plateforme et améliorer l’expérience utilisateur ainsi que la performance des services proposés).
Gérer la création et l’administration des comptes utilisateurs ainsi que l’accès aux services proposés par la plateforme.	Exécution du contrat conclu entre l’utilisateur et MINTI lors de l’inscription et de l’utilisation des services.
Permettre la comparaison des offres fournisseurs et la préparation des commandes par l’utilisateur au sein de la plateforme.	Exécution du contrat conclu entre l’utilisateur et MINTI.
Générer et transmettre des bons d commande aux fournisseurs sélectionnés par l’utilisateur.	Exécution du contrat conclu entre l’utilisateur et MINTI et exécution des mesures nécessaires à la conclusion du contrat entre l’utilisateur et le fournisseur.
Assurer le suivi administratif des commandes lorsque des informations sont communiquées à MINTI par l’utilisateur ou par les fournisseurs.	Intérêts légitimes de MINTI visant à assurer le bon fonctionnement de la plateforme et la qualité des services proposés.
Permettre aux utilisateurs de gérer leurs inventaires et historiques d’achats via la plateforme.	Exécution du contrat conclu entre l’utilisateur et MINTI.
Fournir une assistance technique et assurer la maintenance et la sécurité de la plateforme.	Intérêts légitimes de MINTI visant à garantir la continuité, la sécurité et la fiabilité des services numériques fournis.
Établir des statistiques d’utilisation de la plateforme et améliorer les fonctionnalités proposées.	Intérêts légitimes de MINTI visant au développement et à l’amélioration de ses services.
Gérer les relations commerciales avec les fournisseurs référencés sur la plateforme, y compris le calcul et la facturation éventuelle de commission liées aux commandes transmises via la plateforme.	Intérêts légitimes de MINTI liés à l’exploitation économique de la plateforme.
Respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles MINTI est soumise, notamment en matière comptable et fiscal.	Respect des obligations légales applicables.
Assurer la défense des intérêts de MINTI en cas de litige ou de procédure judiciaire.	Intérêts légitimes de MINTI à assurer la défense de ses droits en justice.
Analyser l’utilisation de la plateforme au moyen d’outils d’analyse statistique (tel que Google Analytics ou outils équivalents) afin d’améliorer les performances, l’ergonomie et les services proposés.	Intérêts légitimes de MINTI visant à optimiser et développer ses services numériques.

Dans le cadre normal de l’exploitation de la plateforme, MINTI n’a pas vocation à traiter des données judiciaires ou des données relatives à la santé des utilisateurs ou de tiers.

Toutefois, de telles données pourraient être traitées de manière exceptionnelle lorsque cela s’avère nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, notamment dans le cadre d’un litige impliquant un utilisateur, un fournisseur ou un tiers en relation avec l’utilisation de la plateforme.

Dans une telle hypothèse, certaines Données Personnelles pourraient être obtenues auprès des utilisateurs concernés, de fournisseurs, de conseils juridiques, d’assureurs ou d’autorités publiques compétentes, dans la mesure nécessaire à la gestion du litige concerné.

MINTI peut également exploiter les données issues de l’utilisation de la plateforme à des fins d’analyse statistique avancée et d’intelligence commerciale. À cette fin, certaines données peuvent être agrégées et anonymisées de manière irréversible, de sorte qu’elles ne permettent plus d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Les données ainsi anonymisées et agrégées peuvent être utilisées par MINTI à des fins d’études de marché, d’analyse sectorielle ou de valorisation statistique, et peuvent être communiquées à des partenaires commerciaux, distributeurs ou fabricants, sous une forme strictement anonymisée ne permettant pas l’identification d’un utilisateur individuel.

Ces traitements ne constituent pas un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD dès lors que les données ont été rendues anonymes de manière irréversible.

Section 4 – Vos données personnelles sont-elles transférées à des tiers ?

Plusieurs situations peuvent conduire MINTI à transmettre certaines Données Personnelles à des tiers, dans la stricte mesure nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.

À des sous-traitants techniques

MINTI peut transmettre certaines Données Personnelles à des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants, notamment pour :

l’hébergement de la plateforme ;
la maintenance informatique ;
le stockage sécurisé des données ;
les services d’assistance technique ;
les outils nécessaires à l’exploitation et à la sécurisation des services numériques.

Ces prestataires traitent les données uniquement pour le compte de MINTI et conformément à ses instructions contractuelles, dans le respect d’obligations strictes de confidentialité et de sécurité.

Ces prestataires peuvent être situés au sein de l’Espace Économique Européen ou, le cas échéant, en dehors de celui-ci, auquel cas MINTI veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au RGPD.

Cela inclut notamment les prestataires fournissant des services d’analyse d’audience, d’hébergement, de stockage de données ou d’outils analytiques.

Aux fournisseurs référencés sur la plateforme

Dans le cadre de l’utilisation des services, les données nécessaires à la génération et à l’exécution des commandes sont transmises aux fournisseurs sélectionnés par l’utilisateur, afin de permettre le traitement et la livraison des commandes.

Ces fournisseurs agissent alors en qualité de responsables de traitement distincts pour les données nécessaires à l’exécution de la commande.

À des tiers dans le cadre de la gestion de la plateforme ou d’un litige

Certaines données peuvent être communiquées à des conseillers professionnels, tels que :

avocats ;
assureurs ;
conseillers juridiques ou techniques ;
auditeurs ou consultants.

Cette communication intervient uniquement lorsque cela est nécessaire pour la gestion des activités de MINTI ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Aux autorités publiques

Dans certains cas, MINTI peut être tenue de communiquer des Données Personnelles aux autorités publiques compétentes, notamment :

autorités judiciaires ;
autorités fiscales ou sociales ;
autorités administratives ou de régulation ;

lorsque cette communication est requise par la loi ou nécessaire dans le cadre d’une procédure administrative ou judiciaire.

Section 5 - Combien de temps sont conservées vos Données Personnelles ?

Des mesures sont prises afin d’assurer l’exactitude des Données Personnelles, leur mise à jour lorsque cela est nécessaire, ainsi que leur conservation pendant une durée n’excédant pas celle requise pour la réalisation des finalités décrites dans la présente Notice.

Dès lors, vos Données Personnelles sont conservées pendant toute la durée d’utilisation des services proposés par MINTI et aussi longtemps que votre compte utilisateur demeure actif ou que la relation contractuelle avec MINTI est en cours.

Lorsque le compte utilisateur est supprimé ou que l’utilisation des services cesse, les Données Personnelles sont supprimées ou anonymisées dans un délai maximal de deux (2) ans, sauf lorsque leur conservation demeure nécessaire pour :

• la gestion d’une demande encore en cours ;

• la résolution d’un différend ;

• ou la défense des droits et intérêts de MINTI.

Dans le cadre du respect de ses obligations légales, notamment en matière comptable et fiscale, certaines Données Personnelles pertinentes peuvent toutefois être conservées pendant une durée pouvant aller jusqu’à dix (10) ans conformément aux délais légaux applicables.

Section 6 - Quels sont vos droits ?

Le RGPD vous confère un certain nombre de droits détaillés ci-dessous ; veuillez noter que certains droits ne sont applicables que lorsque certaines conditions sont remplies et qu’il est dès lors possible que vous ne puissiez pas en bénéficier dans certaines situations.

Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des Données Personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’y accéder ainsi que d’obtenir des informations concernant les traitements effectués ;
Droit de rectification de vos données : lorsque vos Données Personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient rectifiées ou complétées dans les meilleurs délais ;
Droit de demander la suppression de vos Données Personnelles : dans certains cas spécifiques, vous pouvez demander que vos Données Personnelles soient supprimées. Les cas limitatifs dans lesquels ce doit peut s’appliquer sont notamment les suivants :
Les Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement et que retirez ;
Lorsque vous vous opposez au traitement (voir point (v) ci-dessous) et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour poursuivre le traitement ;
Lorsque les Données Personnelles font l’objet d’un traitement illicite ;
Lorsque les Données Personnelles doivent être effacées afin de respecter une obligation légale ;
Lorsque les données sont manifestement inexactes, obsolètes ou qu’elles ne devraient plus être conservées au regard des finalités poursuivies.

Cela signifie toutefois que le droit à l’effacement ne pourra pas s’appliquer lorsque le traitement demeure nécessaire notamment pour (1) respecter une obligation légale, ou (2) pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit d’obtenir une limitation du traitement de vos Données Personnelles : lorsqu’un traitement de certaines Données Personnelles est inapproprié, vous pouvez demander sa suspension provisoire pendant une durée permettant d’analyser le caractère légitime des motifs que vous invoquez. Veuillez noter que ce droit n’est pas applicable lorsque le traitement en cause est nécessaire à l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de vous opposer à une utilisation spécifique de vos données : lorsque le traitement de certaines Données Personnelles repose sur l’intérêt légitime de MINTI, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. MINTI cessera alors le traitement sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant sa poursuite ou lorsque le traitement est nécessaire à la défense de droits en justice.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : MINTI ne prend actuellement aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard des utilisateurs exclusivement sur la base d’un traitement automatisé.
Droit à la portabilité de vos données : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir vos Données Personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Section 7 – Comment exercer vos droits ?

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter par courrier électronique à [email protected], en incluant une copie de tout document permettant votre identification.

Vous pouvez aussi envoyer un courrier à :

MINTI SRL

Avenue des Ménestrels 33, boite 7B

1070 Anderlecht, Bruxelles, Belgique

Veuillez être le plus précis possible lorsque vous demandez l’exercice de l’un de vos droits afin de faciliter le traitement de votre demande.

Section 8 – Réclamation et plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse suivante :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

T. +32 2 274 48 00

F. +32 2 274 48 35

[email protected]

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Section 9 – Qui contacter en cas de question ?

En cas de question par rapport à cette Notice ou au traitement de vos Données Personnelles par MINTI, vous pouvez contacter la société à l’adresse suivante :